DmsNT-Dokumenten-Management-System

Ich sehe dauernd Menschen, die nach etwas suchen...

Wer mag das wohl gesagt haben? Kein Dichter, kein Philosoph, sondern eine nüchterne Beobachtung aus dem Alltag. Oder anders formuliert: Unabhängig in welcher Organisation sie tätig sind, welche Funktion sie dabei ausüben, ein Sachverhalt beschäftigt uns immer mehr:

Die stetig zunehmende „Flut“ von Dokumenten. Dokumente wie Briefe, Angebote, Rechnungen, Normen, Vorschriften, Verträge u.a.m. Und das Elementare dabei, sie müssen alle verwaltet, geordnet, archiviert und meist schnell wiedergefunden werden.

Wir haben kein Patentrezept, aber eine praktikable Lösung die auf bestehenden Strukturen aufbaut...

Zwei Faktoren spielen dabei eine wesentliche Rolle: Die Komplexität der bestehenden Organisation in vertikaler und horizontaler Ausrichtung. Die Zeitdifferenz zwischen der Entstehung eines Dokument und der Wiederverwendung.

Ist die Komplexität und die Zeitdifferenz klein, schafft es in der Regel das Erinnerungsvermögen. Ist im Gegensatz dazu die Komplexität und die Zeitdifferenz gross, braucht es spezifische Mechanismen. Mechanismen wie Ablage- und Archivorganisation, Register, Vorschriften und Verarbeitungsregeln. Das kann funktionieren! Offen bleibt aber die Frage der Effizienz einer solchen Organisation. Unter Zuhilfenahme eines einfachen Beispiels möchten wir die Zusammenhänge näher erklären: Gegeben sei eine Organisation bestehend aus drei Hierarchiestufen, den Bereichen A, B und C und den Abteilungen A1 bis C3.

 

Die Suchen von heute...

Der Gruppe A benötigt ein Dokument x, das vor drei Jahren erstellt wurde.

Mit dem Explorer muss das Dokument mühsam in den verschiedenen Ordner und Unterordener gesucht werden.

Trotz der vorhandenen, klassischen Ablageorganisationen beginnt ein Suchprozess über 6 Stationen. Die resultierenden Erfolgsfaktoren:

Die Suche von morgen...

Die gleiche Gruppe A (wie unter „Die Suchen von heute...“) benötigt ein Dokument x, das vor drei Jahren erstellt wurde. Der beauftragte Sachbearbeiter konsultiert DmsNT und gibt die seiner Meinung nach gültige Wortkombinationen ein.

Das gesuchte Dokument ist gefunden, markiert und steht zur weiteren Bearbeitung bereit. Die resultierenden Erfolgsfaktoren:

Was ist DmsNT?

DmsNT ist eine nach dem neusten Stand der Technik entwickelte Software. Spezielle Suchalgorithmen sorgen dafür, dass jedes beliebige Dokument – egal wann und wo es entstanden ist – schnell und mit höchster Treffsicherheit gefunden wird. Integrierte Interface–Module schaffen problemlos die Verknüpfungen zu den gängigen Office-Programmen, sowie zu handelsüblichen Standart-Applikationen.

Der Umstellungsaufwand?

Kein Grund zur Beunruhigung. Sie ändern gar nichts. Sie führen nur das konsequent weiter, was sie längst schon begonnen haben. Der Ist-Zustand der Ablage- und Archivierungsorganisation wird analysiert, bewertet und allfällig mit fehlenden Merkmalen und Kriterien ergänzt. Dazu dienen eigens dafür entwickelte Checklisten von DMS, die die Transformation in den Soll-Zustand unterstützen. Wieder ist zu bemerken, dass die Umstellung keine „Just in Time“-Übung ist bzw. sein darf. Eher ist ein ausgewogener Implementierungsplan gefragt, der eine schrittweise Umsetzung erlaubt.

DmsNT ist kooperativ...

Wie bereits erwähnt ist DmsNT offen für Verknüpfungen zu Fremdprogrammen.

Die hierfür notwenigen Schnittstellen sind zum Teil bereits vorhanden. Weitere können auf Anfrage erstellt werden. DmsNT passt sich proportional zu den Einsatzgebieten laufend an.

 

 

Wie funktioniert das System?

Zusammen mit DmsNT wird das Werkzeug DmsNTAdmin ausgeliefert. Mit diesem Tool wird die gesamte Struktur, also das Abbild des Soll Zustandes bestehend aus Standort > Ordner > Register > Dokumentart > Suchschlüssel > Verteiler, festgelegt. In einem weiteren Schritt folgen die Definitionen der Zugriffspfade und anschliessend die Festlegung der Verknüpfungspunkte (Register-Einträge). Die zum Startzeitpunkt festgelegte Struktur ist keineswegs statisch. Sie kann jederzeit zusätzlichen Bedürfnissen angepasst werden. So gesehen ist DmsNT sowohl nach aussen, wie auch nach innen dynamisch. Also eine zukunftssichere Investition.

 

DmsNTAdmin schafft die notwendige Infrastruktur...

DmsNT sorgt für den schnellen Zugriff...

 

DmsNT ist als Einplatz- und als Mehrplatzversion erhältlich. Eine Einplatzversion kann nach Bedarf problemlos ausgebaut werden. Den Zeitpunkt und die Ausbauschritte für zum Beispiel 5, 10 oder 20 Arbeitsplätze bestimmen Sie als Anwender selbst.

 

DmsNT ist übersichtlich und logisch aufgebaut. Die Bedienung ist einfach und wird durch das integrierte Hilfssystem unterstützt.

Das Dokumenten-Management-System hat hinsichtlich der Einsatzgebiete keine Präferenzen. Konkret eignet es sich aber besonders für

DmsNT in Verbindung mit Sesam Auftragsbearbeitung oder Unicomm-Adress

Wird DmsNT mit der Auftragsbearbeitung von Sesam oder Unicomm-Adress eingesetzt, wird das arbeiten mit DmsNT noch effizienter. Sobald sie eine Adresse oder einen Artikel bearbeiten, werden in DmsNT die Datensätze auf diese Adresse beziehungsweise den Artikel gefiltert und somit haben sie die Dokumente im direkten Zugriff. Das Erstellen von neuen Dokumenten wird auch optimiert, da sie Vorlagen erstellen können, mit Verknüpfungen über die OLE-Schnittstelle, mit welchen Daten aus der Adress- oder Artikeldatenbank eingefügt werden können. z.B. Brief mit Adresse, Anrede und Betreffzeile.

 

Konnten wir ihr Interesse wecken?

 

DmsNT ist in einer Demoversion erhältlich, welche das voll Leistungsspektrum mit Ausnahme der manipulierbaren Anzahl Datensätze enthält. Sie haben damit die volle Freiheit das System auf „Herz und Nieren“ zu prüfen.

 

Testen sie doch einmal unsere DmsNT DEMO Version.

 

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